メール一斉送信の失敗談と対策
イベントや講座の申込みなどをメールフォームで受け付けることはよくあることだと思います。
LINEなどで受け付ける場合もあるかと思いますが、LINEビジネスを使って一斉送信ではなく個別に送信するのは骨が折れますし、この手の応募の際に個人のLINEを登録したがらない人がいるのも事実。
結局メールが誰でも使える手段ということになります。
とある会社では、抽選後に当選者・落選者にメールを送る際、Bccに並べて一斉送信していました。
しかしある日、担当者がBccではなくCcに並べて送信してしまい、全員が宛先に並んだメールアドレスと名前を取得できてしまうという事故が起きてしまいました。
名前とメールアドレスの組み合わせが全員に見えてしまい、お客様からは「情報漏洩だ！」と猛烈なクレームが。
結局、お詫びメールと共にクーポン券を配ることになってしまいました。
今後は一斉送信を見直したいとご相談をいただきました。
さらに、受付番号や抽選結果を個別に伝えたいという希望もありました。
宛先ごとに本文にお名前・番号を挿入してやるとなるとBcc一斉送信では実現できなくなってきます。
まずはフリーソフトの使用を検討しました。
Windowsのフリーソフトを探すと、差し込み送信のソフトウェアはいくつか見つかりますが、使いこなせるかは、担当者のITスキル次第です。
また、迷惑メール対策として、プロバイダやレンタルサーバーでは一定数以上のメール送信を制限しているところも多いです。そしてGmailやiCloudなどのサービスは不審なメールと判断する基準をどんどん上げてきています。
各ソフトではWindowsからプロバイダのサーバーを通して送信するため、この辺をうまくクリアできません。
結局、弊社でメール送信システムを作成しました。
Excelファイルに並んだ宛先と名称・番号を差し込みながら、1通ずつ送信できます。
また、ホームページのメールフォームに受付番号を発行できる機能を持たせ、
そちらと照合しながら送信することもできるようにしました。
一度プレビューしてから送信できますので、
担当者さんは送信ミスに怯えることなく、業務をこなせるようになりました。
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